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【2分で読める】仕事の整理(タスクマネジメント)

ビジネスマインド ビジネススキル

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仕事をする基準って何ですか

 

今から2分間で仕事の効率化を図りましょう。

 

日々、忙しい毎日を送っているあなたに質問です。

◆好きな人と一緒に仕事ができるチャンスです。

◆仲の良い同僚と一緒に仕事ができるチャンスです。

◆興味がある仕事ができるチャンスです。

 

どうしますか。

こんな時にまずやるべきこと。

それは、仕事の整理(タスクマネジメント)です。

 

 

 仕事って一つだけじゃないですよね。

例えば営業職は、営業だけしている訳ではありません。企画や書類作成など、本来業務を取り囲むようにして細かな仕事がたくさんあります。

 

しかし、これは個人単位の仕事についての話。

仕事は個人単位だけではなく、チーム単位のものもあります。

 

 

仕事の整理(タスクマネジメント) 

 

チームの仕事を個人感覚でやったらどうなるでしょう。

「嫌な仕事を他人に押し付ける」「やりたい事しかしない」というように、チームのバランスを崩す結果になります。

個人でもチームでもバランスが取れるように、まずは、自分の仕事を整理してみましょう。 

仕事の整理をしたあとに余裕があれば、好きな人や仲の良い人と仕事をするのも良いでしょうし、興味がある仕事にチャレンジするのも良いでしょう。

 

仕事を整理する手順がコチラです。

①リストアップ

 ➡自分が抱えている仕事を全てリストアップしましょう。

 

②優先順位づけ(プライオリティバランス)

 ➡以下の項目を参考にしながら、優先順位をつけていきましょう。
  ◆期限

  ◆ボリューム

  ◆難易度

  ◆好き嫌い

  ◆得意不得意

  ◆関わる人数

 

優先順位を考えると、色々な発見があるはずです。 

「緊急だと思っていたけど後回しにできる」

「自分でなくてもよい仕事だ」

「チームで取り組んだ方が効率が良い」

 

③頭の中から出力して忘れる

  ➡頭の中に複数の仕事が入っているのは、精神衛生上よくありません。

  手帳やアプリで管理するなどして、頭の中は今やるべき仕事だけにしましょう。

matome.naver.jp

 

 

仕事の整理(タスクマネジメント)の注意点

仕事を整理する上での極意があります。

 

それは、「興味があるから関わりたい」「興味があるから優先的にやりたい」という気持ちをコントロールすることです。

 

興味のあることに関わりたいという欲求は誰にでもあります。

一見「自ら率先して仕事に関わる」というプラスの印象を受けますが、なぜ注意しなければならないのでしょうか。

 

自分が抱えている仕事量を計算した上で、興味がある仕事を提案しながら進めるのであれば、問題ありません。

 

しかし、自分の仕事量を考えず、興味があるから口を出したいという気持ちで関わるのと、仕事全体のパフォーマンス低下につながります。

 

他の職員からは、「一つのことにハマると目線がこうだから」と、視野狭窄のジェスチャーを交えながら揶揄されるでしょう。

 

 

まとめ

仕事はいつ何時降りかかってくるかわかりません。

それらを上手く捌くには、日頃から自分の仕事を整理しておきましょう。

 

 ①仕事をリストアップする。

 ②リストアップした仕事に優先順位つける。

 ③頭の中ではなく、記録して管理する。

注意点:興味や好き嫌いで仕事を選ばない。