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質疑応答の答えはプレゼンテーションの中にある

ビジネスマインド

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プレゼンテーションをおこなう場合、内容をどれだけ質が高いものに仕上げるかが重要になってきます。

 

しかし、気になるのは内容だけではありません。

「質疑応答」を、どう切り抜けるか。

これがとても心配です。

 

一番怖いのが「質疑応答」

プレゼンテーションでは、皆が自分の話を聴いてくれます。

緊張はしますが、準備万端で臨んでいるプレゼンテーションなのですから、ほぼ予定通り実行できます。

 

しかし、質疑応答は違います。

予定が狂うのは当たり前の世界。

展開次第では、自分でコントロールできない領域に入ってしまいます。

相手が何を質問してくるか予測できないだけに、完全な対策を打てません。

 

「知らないことを質問されたらどうしよう・・・」

「テンパって頭の中が真っ白になりそう・・・」

 

プレゼンテーションに慣れていない時は、誰もが質疑応答に対して不安を持ちます。

 

以前は、私もそうでした。

不安を解消するために、質問内容を予測してあらかじめ答えを用意するようにしていました。

しかし実際は、「答えを用意していない質問」をされて、しどろもどろの回答になることが多かったです。

そして、「しどろもどろになった自分の姿」を引きずって、1週間くらいは自己嫌悪に陥るといったことを繰り返していました。

 

しかし、今は違います。

もちろん、今でもプレゼンテーションの前は、不安がありますし緊張もします。

しかし質疑応答で、「しどろもどろ」しなくなりました。

それは、「質疑応答のコツ」を掴んだからです。

 

 

「質疑応答のコツ」とは

「質疑応答のコツ」を身につけるには、まず、「この場に、自分のプレゼンテーションを理解している人間は誰もいない」という、心構えを持ちましょう。

 

あなたは、プレゼンテーションする内容の全てを知っています。

しかし、聴いている人はどうでしょう。

聴いている人にとっては、初めて聴く話です。

初めての話を一回聴いただけで理解できる人は、そういません。

となれば、当然、疑問が生じて質問したくなりますよね。

 

 「自分の話を一回聴いただけでは理解していない」という心構えとして持つと、視点が変わってきます。この「視点の切り換え」が重要なのです。

 

質疑応答で失敗する例を一つ挙げます。

質問者「報告の中にAという話がありましたが、どういった意味でしょうか」

あなた「そうですね・・Aというのは・・・えー・・その・・」

 

質問者はAという話について質問しました。

質問された時、あなたは、こう思ったのではありませんか。

「(・・どうしよう。。さっきのプレゼンテーションでは説明が不十分だから質問してきたよ・・)」

「(・・プレゼンテーションで話した内容を更にわかりやすくしなければ、伝わらないんじゃないかな・・)」

 

あなたは、準備段階でAという話について十分わかりやすく説明する努力をしてきました。

質疑応答の場で、即興で「更にわかりやすい話」にできるのであれば、なんの苦労もいりません。

それができないから、事前準備しているのです。

そして、できないことを即興でやろうとするから、失敗するのです。

 

この事例、「一回聴いたくらいでは話を理解できない」という前提に立つと、こうなります。

質問者「報告の中にAという話がありましたが、どういった意味でしょうか」

あなた「それでは、スライドを戻して改めてAの説明をさせて頂きます~~」

 

この場合、質問された時にあなたはこう思ったのです。

「(・・さっきの説明では半分くらいしか理解していない感じだな。もう一回説明するか・・)」

「(・・スライド戻して話してあげた方がわかりやすいだろうな。こっちもそれで練習してきてるから説明しやすいし・・)」

 

どうですか。

「質疑応答の答えは、プレゼンテーションの中にある」のです。

 

 

「質疑応答のコツ」が活きる典型的な例

質疑応答では、データで示したにもかかわらず、「データで示しながら説明してください」といった質問をしてくる人もいます。

その時、「どうしよう・・別のデータなんて準備してないよ・・・」とテンパらなくても大丈夫です。

スライドを戻して、先ほど話した内容を改めて丁寧に説明してあげたら良いのです。

 

また、事例で示しているにもかかわらず、「話がチョッと難しかったので、何か事例で説明してください」といった質問もあります。

その時、「この場で言われても、すぐに事例なんて思い浮かばないよ」と、テンパらなくても大丈夫です。

スライドを戻して、「これは、○○を事例で示したものですが~~」と、改めて同じ話をしたら良いのです。

アタマに、「実はコレ、事例だったんですよ」というメッセージを散りばめて、あとは同じ話を繰り返したら良いのです。

 

「質疑応答の答えはプレゼンテーションの中にある」

この法則を覚えておけば、質疑応答は怖くありません。

そのためには、「人は、話を一回聴いたくらいでは理解できない」という前提を忘れないようにしましょう。

 

【コチラもオススメ】 

mataleao.hateblo.jp 

mataleao.hateblo.jp

 

 

質問によくある4つの傾向

質疑応答を切り抜けるコツは理解してもらえましたか。

このコツさえ知っておけば怖いモノなしですが、更に盤石にするためには、いくつかの技術を身につけておいた方が良いでしょう。

 

質問には傾向があります。

質問の傾向を見極めれば、間違えた対応をして失敗することがなくなります。

 

①質問(まともな質問)

②質問(高度な質問)

③プレゼンテーションの内容に関係ない的外れな質問

④批判的な質問

 

4つの傾向を挙げてみました。

質疑応答で圧倒的に多いのが「③的外れな質問」です。

次に「①まともな質問」と「④批判的な質問」が同じくらい。

「②高度な質問」については、報告者の教養にも関わってくるので線引きが難しいですが、他に比べると少ないです。

 

 

①「まともな質問」について

 先述した通りです。

「質疑応答の答えはプレゼンテーションの中にある」という心構えで臨みましょう。

 

②「高度な質問」について

「あわわ・・プレゼンテーションでは触れてないけど関連性高いから的外れな質問でもないし・・・ちゃんと回答しなければ・・・どうしよ・・」ってなりそうですね。

 

大丈夫です。しどろもどろしなくてもいい方法があります。

 

こう答えればよいのです。

「せっかく貴重な質問を頂いたのですが、私の勉強不足で今回はそこまで掘り下げて分析しておりません。申し訳ございません。今回の助言を参考にさせて頂いて、更に分析を深めていきたいと思います。ありがとうございました」

 

つまり、質問に答えられない時は、素直に「知りません、答えられません」って言ったらOKなのです。

取り繕おうとして無理に答えようとするから、「あわわわ・・・」ってなるのです。

 

 

問題は、「③プレゼンテーション内容に関係ない的外れな質問」「④批判的な質問」ではないでしょうか。

 

 イメージしやすいように、私の過去記事についたブコメを参考に、「関係ない的外れな質問」と「批判的な質問」についての対応を説明します。

 

 【過去に書いた記事がコチラ】  

mataleao.hateblo.jp 

 

③的外れな質問(コメント)

若手社員には、まず「トレードオフ」の視点を教育すべき。割り切ることができない社員は必ず潰れる。 - らいおんごろしはかく語りき

ブコメに何か書いてやろうと思って開いたら既にフルボッコだった。

2015/11/19 18:46

 この記事で20,000アクセス以上あります。

ブコメは376件です。

そのうち「批判的(もちろん主観)」なブコメは37件です。

ということは、540アクセスに1件が「見える化」された批判的な意見となります。

ブコメだけに絞っても批判的なコメントは10件のうち、たったの1件です。

なにをもって「フルボッコ」なのでしょうか。

「潜在化」している批判を抽出したのでしょうか。どうやって・・・?

ブコメの批判コメントは、単なる「外れ値」にしか過ぎません。

「外れ値」なので、使い物になりません。

的外れです。

 

若手社員には、まず「トレードオフ」の視点を教育すべき。割り切ることができない社員は必ず潰れる。 - らいおんごろしはかく語りき

アホ

2015/11/19 09:28

シンプルです。

私自身は「アホ」なので、的外れではないのかもしれませんが、記事との関連性が低いため的外れです。というか、単なる人格否定ですね。

「不適切なブックマークコメント」に該当するのではないでしょうか。 

 

若手社員には、まず「トレードオフ」の視点を教育すべき。割り切ることができない社員は必ず潰れる。 - らいおんごろしはかく語りき

退職理由は仕事の方法が明文化されておらず、先輩に質問しまくったり失敗しないと覚えられない辛さや、杭打ちの問題みたいに暗黙で法律破ってもいい仕事のルールやサービス残業当たり前なモラルの低さがあるからだろ

2015/11/19 09:00

藁人形論法というのでしょうか。

記事本文に関係ないキーワードがコメント文中で踊っています。

記事中のあるキーワードがこの方の琴線に触れて、自身の想いが溢れ出たのでしょうね。

的外れです。

 

若手社員には、まず「トレードオフ」の視点を教育すべき。割り切ることができない社員は必ず潰れる。 - らいおんごろしはかく語りき

専門職のジレンマとかドヤ顏で言ってるけど圧倒的大多数は専門職じゃない件について

2015/11/19 08:46

 「専門職のジレンマ」は、本論の導入にしかすぎません。

導入のような「どうでもいいこと」に引っ掛かってコメントをしているので的外れです。

子供の書いた似顔絵は、目や口だけが極端に大きくなっています。

バランスを考えずに、自分が気になっている部分を強調するからです。

この方のコメントも、子供の似顔絵です。

 

 

若手社員には、まず「トレードオフ」の視点を教育すべき。割り切ることができない社員は必ず潰れる。 - らいおんごろしはかく語りき

冒頭から、変化のない傾向を最近の若者の心理傾向にするウソからスタート。まず自分が何を学ぶべきか考え直して欲しい。

2015/11/19 07:43

 記事には、「最近」とも「昔から」とも書いてありません。

 もうおわかりのように、的外れな質問(コメント)には、自分の頭の中で話を膨らませて、それが記事の内容であるかのようにコメントするパターンが多いです。

まさに、「人は、話を一回聴いたくらいでは理解できない」ですね。

 

 

これらの、「関係のない的外れな質問」には、どう対処すればよいでしょうか。

ここで考えなければならないのは、「場」についてです。

質疑応答で一番重要なのは、「場の雰囲気を壊さない」です。

 

誠実さを出して、関係ない質問に無理やりプレゼンテーションの内容を結び付けようとしても、それを聴いている周囲の人間は「???」です。

「場の雰囲気を壊さない」ためにも、関係ない質問にはまともに付き合わないようにしましょう。

 

逃げ方は、こうです。

「その質問につきましては、報告内容との関連性が低く、この場でお答えしにくい内容ですので、質疑応答終了後、個別に回答させて頂きたいと思います。どうぞご了承ください」

 

もしくはこんな感じですか。

「その質問につきましては、テーマとの関連性が低いため、今回は掘り下げて調べておりません。ご了承ください」

 

 

④批判的な質問(コメント)

 

若手社員には、まず「トレードオフ」の視点を教育すべき。割り切ることができない社員は必ず潰れる。 - らいおんごろしはかく語りき

トレードオフ教育しようって言ってる本人がわかってなくてすげえな。辞めてく若手と会話してるって嘘だろな。じゃないとこういうトンチンカンな話を書けない

2015/11/19 17:58

 「若手と会話してるって嘘だろな」という、まったくの憶測で批判を展開してます。

じゃないと、こういうトンチンカンな批判コメントは書けません。

 

若手社員には、まず「トレードオフ」の視点を教育すべき。割り切ることができない社員は必ず潰れる。 - らいおんごろしはかく語りき

これはただの精神論でしかない。割り切るだけじゃ駄目。割り切ってしこたま残業すれば、必ず病んで潰れる。著者が上手いこと言ってやった気になってるだけのクソ記事。

2015/11/19 12:48

 記事の内容は「精神論」です。

人生はトレードオフの連続で、当然仕事もそう。

流されるのではなく、自分で決める。

すると見える世界が違ってくるよ。という「精神論」です。

なので、「ただの精神論でしかない」という批判で、上手いこと言ってやった気になられても困ります。

「残業による過労死リスクを助長させる記事だ」と言いたいようですが、批判的なコメントをする方は、ブラック企業とか残業に敏感のようです。

この記事が、「この方が主張したいことの道具」にされている気がします。

ニーチェを利用したナチスと同じ臭いがします。

 

  

 

これらの、「批判的な質問」への対応はどうでしょう。

批判的な質問をされると、「なんだこいつ」と思ってしまいます。

しかし、その場で反論してはいけません。

質疑応答の場で反論すると、マズい雰囲気になります。

一番重要なのは、「場の雰囲気を壊さない」です。

適当にあしらうのがベターでしょう。

 

私は、これらの的外れで批判的なブコメに対して、それぞれスターを3つ「お駄賃」としてあげました。

「場の雰囲気を壊さない」ためにです。

 

現実の質疑応答の場面では、こんな感じでどうでしょうか。

「大変貴重なご意見ありがとうございます。ご指摘の通り、その視点は抜けておりました。今後の課題にさせて頂きます。どうもありがとうございました」

 

まとめ

 質疑応答は、「的外れな質問」が圧倒的に多いです。

そして報告者が、それに対して誠実に答えようとする場面も多いです。

結果、質問も回答も「芯を食わない」ボヤッとした感じに包まれて終わることがよくあります。

 

質疑応答は、場の雰囲気を壊さないようにすることが大切です。

質疑応答で「しどろもどろ」したり「ボヤッとした感じ」になると、雰囲気が壊れてしまいます。

 

そうならないためには、「質疑応答の答えはプレゼンテーションの中にある」を意識しましょう。

また、「的外れな質問」「批判的な質問」に対しては、まともに付き合わずに適当に流しましょう。

 

そうすることで、質疑応答も含めて良いプレゼンテーションになるでしょう。 

 

 

直感に刺さるプレゼンテーション

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社内プレゼンの資料作成術

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